Vertrouwen is goed, controleren is beter

In de werkmaatschappij is het woord ‘controle’ een beladen woord, maar in onze branche is het juist het beste woord dat er bestaat. Hierdoor kun je een hoop vervelende scenario’s voorkomen óf makkelijker oplossen als ze zich toch hebben voorgedaan. Mensen willen niet gecontroleerd worden, maar als werkgever heb je er recht op om dit te doen, mits je het altijd duidelijk aangeeft bij de werknemer. Er zijn namelijk altijd controlemogelijkheden die je helpen je zaak op orde te houden.

Controlemogelijkheden

De mate van controle is afhankelijk van de grootte van een bedrijf en het belang van een afdeling. Als werkgever moet je controles uitvoeren zodat je dingen kunt uitsluiten en je personeel kunt beschermen. Controle kan bijvoorbeeld plaatsvinden via camera’s, steekproeven, of door middel van IT om te zien wat er op de laptop gebeurt. Het is belangrijk dat de controle duidelijk in het handboek van het bedrijf staat aangegeven zodat iedereen ervan op de hoogte is. Door hier open over te zijn, voorkom je niet alleen vervelende situaties maar bescherm je je werknemers ook doordat zij elkaar niet valselijk kunnen beschuldigen. Er is tenslotte bewijs vastgelegd.

Een voorbeeld

Recentelijk werden wij ingeschakeld voor een zaak van verduistering in dienstbetrekking. Dan betekent dit eigenlijk al dat er geen controle is geweest. Een werknemer had zijn laatste nachtdienst bij een bedrijf en was halverwege zijn dienst verdwenen. De andere collega ging op zoek maar kon hem niet vinden en dus werden de camerabeelden bekeken. Wat bleek? Deze werknemer was naar de kluis gegaan en had het bedrijf een paar duizend euro’s lichter gemaakt. Dit was mogelijk doordat hij alle codes in bezit had om bij de kluis te komen. Dit had niet mogelijk moeten zijn.

Achtergrondcheck

Er waren in totaal drie codemomenten. Door een personeelstekort had iedereen alle codes zonder dat de bazen wisten dat dit het geval was. Het hele beveiligingssysteem was dus zo lek als een mandje. De werknemer kon dus in de kluizen komen zonder dat iemand er vanaf wist. Uiteindelijk heeft een achtergrondonderzoek aangetoond dat er ook in het verleden al meerdere signalen waren dat deze werknemer niet te vertrouwen was. Door dit achtergrondonderzoek eerder te laten uitvoeren, en een strengere controle te houden op de beveiliging, had deze hele situatie voorkomen kunnen worden.

Investeer in controlemogelijkheden

Als werkgever kun je kosten besparen door direct te investeren in controlemogelijkheden. Bijvoorbeeld bij verduistering in dienstbetrekking, waarbij er geld wordt weggesluisd: dit had je kunnen voorkomen én het geld dat je nu kwijt bent, had je kunnen investeren in het uitbreiden van de beveiligings- en controlemaatregelen. Wil je daarnaast de verantwoordelijke werknemer voor de rechter slepen, dan zul je een onderzoek moeten starten om het harde bewijs te verzamelen. De kosten hiervan komen nog eens bovenop het weggesluisde bedrag.

Zeker weten dat de beveiliging en controlemogelijkheden bij jouw organisatie voldoen? Neem contact op voor  advies of start een onderzoek wanneer je de zaak niet vertrouwt.